Sygnalista i mobbing: jak połączyć dwie procedury w firmie

Od 5 listopada 2026 r. firma zatrudniająca 50 osób i więcej prowadzi równolegle dwa systemy zgłoszeń: procedurę zgłoszeń wewnętrznych z ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) i procedurę antymobbingową z nowego art. 94(3a) Kodeksu pracy. Mobbing i prawo pracy nie znajdują się w ustawowym katalogu naruszeń z art. 3 ust. 1 ustawy o sygnalistach, ale pracodawca może na podstawie art. 3 ust. 2 rozszerzyć o nie własną procedurę. Ta jedna decyzja przesądza, czy zgłaszający mobbing dostanie ochronę z Kodeksu pracy, czy pełną ochronę sygnalisty razem z odwróconym ciężarem dowodu przy odwecie i sankcjami karnymi dla firmy.

Dwa reżimy, dwa różne fundamenty

Procedura sygnalistów działa w polskich firmach od 25 września 2024 r. Zgłoszenia zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich ruszyły 25 grudnia 2024 r. Próg to co najmniej 50 osób wykonujących pracę zarobkową, liczonych na 1 stycznia lub 1 lipca. Sektor finansowy jest objęty bez względu na liczbę zatrudnionych.

Procedura antymobbingowa to nowy obowiązek. Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 4 sierpnia 2026 r., poz. 1046) wchodzi w życie 5 listopada 2026 r. Nowy art. 94(3a) k.p. nakazuje pracodawcy zatrudniającemu co najmniej 10 pracowników ustalić reguły, procedury oraz częstotliwość działań przeciwdziałających naruszeniom godności, nierównemu traktowaniu, dyskryminacji i mobbingowi. Miejsce: regulamin pracy, układ zbiorowy albo obwieszczenie. Termin dostosowania to 5 maja 2027 r.

Firma powyżej 50 osób ma więc oba obowiązki naraz, a firma zatrudniająca od 10 do 49 pracowników tylko drugi. To pierwsza rzecz do ustalenia przed projektowaniem czegokolwiek.

Tabela: co różni oba reżimy

Ciężar dowodu: gdzie jest odwrócony, a gdzie nie

To miejsce, w którym najczęściej myli się nawet doświadczone działy HR. Odwrócony ciężar dowodu z art. 18(3f) k.p. dotyczy wyłącznie naruszenia zasady równego traktowania i dyskryminacji. Nowelizacja z 2026 r. nie wprowadziła analogicznego przepisu dla mobbingu. Ułatwienie dla pracownika przy mobbingu wynika z czego innego: z usunięcia z definicji przesłanek długotrwałości, skutku i zamiaru. Dowodzić trzeba nadal, tylko mniej.

Ustawa o sygnalistach ma własny mechanizm. W sporze o działania odwetowe to pracodawca wykazuje obiektywne powody swojego działania. Jeżeli firma rozszerzy katalog o prawo pracy, pracownik zgłaszający mobbing wchodzi w ten mechanizm. Nie zmienia to reguł dowodzenia samego mobbingu przed sądem pracy, ale zmienia sytuację dowodową przy każdej późniejszej decyzji kadrowej wobec zgłaszającego: przy niepremiowaniu, przy zmianie stanowiska, przy wypowiedzeniu.

Jedna procedura czy dwie, obie wymagają przeszkolonej załogi i dowodu na to przeszkolenie. Zakres opisuje Tarcza Antymobbingowa, szkolenia antymobbingowe dla firm.

Trzy warianty architektury

Wariant 1: jeden kanał zintegrowany

Pracodawca korzysta z art. 3 ust. 2 ustawy o sygnalistach, rozszerza katalog o naruszenia prawa pracy i prowadzi wszystko przez jeden system zgłoszeń. Zaleta jest oczywista: pracownik ma jeden adres, jeden formularz, jedną instrukcję. Znika problem zgłoszeń mieszanych, w których pracownik opisuje jednocześnie nieprawidłowość finansową i zachowanie przełożonego.

Koszt też jest realny. Sprawy pracownicze wchodzą pod rygory terminowe ustawy o sygnalistach i pod jej sankcje karne. Ujawnienie tożsamości osoby zgłaszającej konflikt w zespole przestaje być wpadką organizacyjną i staje się czynem zagrożonym karą do roku pozbawienia wolności. Utrudnianie zgłoszenia to kolejny typ czynu zabronionego. Zgłoszeń pracowniczych jest zaś w dużych organizacjach znacznie więcej niż zgłoszeń compliance.

Wariant 2: dwa kanały rozdzielone

Osobny kanał sygnalistów, osobna procedura antymobbingowa, osobne komisje, osobne rejestry. Rygory ustawy o sygnalistach nie rozlewają się na sprawy pracownicze. Zespół zajmujący się mobbingiem może pracować w tempie i formule właściwej dla konfliktów interpersonalnych, z mediacją i wsparciem psychologicznym, a nie w schemacie dochodzenia compliance.

Słabość: pracownik musi trafić do właściwego kanału. Dane PIP nie napawają optymizmem, skoro 39 proc. pracowników nie wie, czy w ich miejscu pracy w ogóle istnieje procedura antymobbingowa. Zgłoszenie złożone w niewłaściwym kanale trzeba przekierować, a przekierowanie zgłoszenia opisującego mobbing z kanału sygnalistów do HR oznacza operację na danych osobowych, którą trzeba mieć opisaną i udokumentowaną.

Wariant 3: model hybrydowy

Jeden punkt wejścia, rozdzielenie na poziomie kwalifikacji zgłoszenia. Pracownik zgłasza w jednym miejscu. Wyznaczona osoba lub dwuosobowy zespół kwalifikujący ocenia w krótkim, z góry określonym terminie, czy sprawa mieści się w katalogu z art. 3 ustawy o sygnalistach, czy jest sprawą pracowniczą, czy jednym i drugim. Dalej sprawa idzie właściwą ścieżką, z właściwymi terminami i właściwym rejestrem.

Model hybrydowy jest najtrudniejszy do zaprojektowania i najłatwiejszy w użyciu. Wymaga trzech rzeczy: pisemnych kryteriów kwalifikacji, reguły dla spraw mieszanych (najprościej: idą obiema ścieżkami równolegle) oraz zasady, że do czasu kwalifikacji sprawa korzysta z wyższego standardu ochrony. Bez tego ostatniego punktu okres kwalifikacji staje się luką, w której zgłaszający nie jest chroniony przez nikogo.

Ochrona przed odwetem nakłada się na siebie

Art. 18(3e) k.p. chroni nie tylko pracownika, który skorzystał z uprawnień z tytułu naruszenia zasady równego traktowania, ale też osoby, które go wspierały. Świadek, który zeznał w postępowaniu wewnętrznym, jest objęty ochroną i przysługuje mu zadośćuczynienie nie niższe niż minimalne wynagrodzenie, czyli 4 806 zł w 2026 r. Wyłączenie dotyczy tylko sytuacji, w której pracownik wiedział, że do naruszenia nie doszło.

Ustawa o sygnalistach ma własny, niezależny reżim ochrony. Jeżeli firma rozszerzyła katalog, ten sam świadek może być chroniony dwutorowo: kodeksowo jako osoba wspierająca i ustawowo jako osoba powiązana ze zgłoszeniem. To nie jest problem, to jest zaleta, o ile firma o tym wie. Problem powstaje wtedy, gdy dział kadr planuje reorganizację i sprawdza wyłącznie jedną listę osób chronionych.

Wniosek jest prosty. Rejestr osób objętych ochroną przed odwetem musi być wspólny dla obu reżimów, nawet jeżeli same postępowania są rozdzielone: zgłaszający, świadkowie, osoby wspierające. Bez niego pierwsza restrukturyzacja po zgłoszeniu staje się dowodowym polem minowym.

RODO: gdzie te systemy naprawdę się rozjeżdżają

Zgłoszenie sygnalisty i zgłoszenie mobbingu to dwa różne zbiory danych o różnych podstawach przetwarzania, różnych odbiorcach i różnych okresach retencji. Połączenie ich w jednej bazie bez rozdzielenia to najczęstszy błąd we wdrożeniach.

• Rozdzielenie danych. Tożsamość zgłaszającego przechowuj oddzielnie od treści zgłoszenia, z osobnym uprawnieniem dostępu. Materiał postępowania antymobbingowego trzymaj poza aktami osobowymi do czasu zakończenia sprawy.
• Dostęp. Lista osób z dostępem do rejestru zgłoszeń wewnętrznych powinna być imienna, krótka i podpisana. Członek komisji antymobbingowej nie ma automatycznie dostępu do zgłoszeń sygnalistów i odwrotnie. W modelu hybrydowym dostęp do etapu kwalifikacji ma tylko zespół kwalifikujący.
• Retencja. Ustal osobne okresy dla każdego reżimu i zapisz je w polityce. Zgłoszenia niezasadne i zasadne mogą mieć różne okresy. Data usunięcia musi być pochodną zakończenia sprawy, a nie datą wpływu.
• Rejestr zgłoszeń. Prowadź go tak, żeby dało się wygenerować statystykę bez ujawniania tożsamości: liczba zgłoszeń, kategoria, czas rozpatrzenia, wynik. To późniejszy dowód, że przeciwdziałanie było systematyczne w rozumieniu art. 94(3) par. 1 k.p.
• Anonimowość. W 2025 r. do PIP wpłynęło 2 626 skarg na mobbing, z czego ponad 2 300 podpisanych i około 290 anonimowych. Firma, która przyjmuje wyłącznie zgłoszenia imienne, świadomie odcina sobie część sygnałów. Rozdzielenie strumieni danych, w którym diagnostyka jest anonimowa, a dane identyfikacyjne zbierane osobno i tylko tam, gdzie są potrzebne, sprawdza się także w narzędziach szkoleniowych. Tak działa Tarcza Antymobbingowa na platformie psychozdrowie.online: wyniki diagnostyczne anonimowe, dane do certyfikatu imienne.

Co zrobić w praktyce przed 5 maja 2027 r.

1. Ustal stan zatrudnienia na 1 stycznia i 1 lipca. Sprawdź, czy przekraczasz próg 50 osób wykonujących pracę zarobkową, i osobno czy masz co najmniej 10 pracowników.
2. Podejmij i zaprotokołuj decyzję w sprawie art. 3 ust. 2 ustawy o sygnalistach. Rozszerzasz katalog o prawo pracy czy nie. Decyzja bez uzasadnienia na piśmie jest później nie do obrony.
3. Wybierz wariant architektury i opisz go w jednym dokumencie, nie w trzech.
4. Określ częstotliwość działań przeciwdziałających. Art. 94(3a) k.p. wymaga tego wprost, a to właśnie ten element najczęściej się pomija.
5. Uzgodnij treść ze związkami zawodowymi. Termin wynosi 30 dni. Przy braku porozumienia pracodawca ustala jednostronnie, uwzględniając dotychczasowe ustalenia.
6. Zbuduj wspólny rejestr osób chronionych przed odwetem i wpisz go do polityki ochrony danych.
7. Przeszkol kadrę kierowniczą z obu reżimów naraz. Nowy art. 94(3) par. 8 k.p. wskazuje, że sprawcą mobbingu może być również podwładny oraz osoba pracująca na innej podstawie niż stosunek pracy, na przykład na kontrakcie B2B lub zleceniu.

Projekt procedury trzeba zderzyć z praktyką sądową. W wyroku z 22 lutego 2023 r., I PSKP 8/22, Sąd Najwyższy przyjął, że stwierdzenie mobbingu nie wymaga wykazania zamiaru ani umyślności sprawcy. W wyroku z 11 czerwca 2024 r., II PSKP 38/23, podkreślił z kolei, że ocena mobbingu wymaga kryteriów obiektywnych i nie sprowadza się do subiektywnych odczuć pracownika. Procedura musi obsłużyć oba bieguny, a przy trudniejszych sprawach lepiej sięgnąć po mediacje i opinie biegłego sądowego niż eskalować konflikt wewnętrznie.

Najczęstsze pytania

Czy zgłoszenie mobbingu jest automatycznie zgłoszeniem sygnalisty?

Nie. Mobbing i prawo pracy nie znajdują się w ustawowym katalogu naruszeń z art. 3 ust. 1 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Zgłoszenie mobbingu staje się zgłoszeniem sygnalisty tylko wtedy, gdy pracodawca skorzystał z art. 3 ust. 2 i rozszerzył procedurę wewnętrzną o naruszenia prawa pracy. Bez takiego rozszerzenia zgłaszający korzysta z ochrony kodeksowej, a nie z ochrony ustawy o sygnalistach.

Czy przy mobbingu ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy?

Nie. Odwrócony ciężar dowodu z art. 18(3f) k.p. dotyczy wyłącznie naruszenia zasady równego traktowania i dyskryminacji. Nowelizacja obowiązująca od 5 listopada 2026 r. nie wprowadziła takiej reguły dla mobbingu. Sytuacja pracownika poprawiła się dlatego, że z definicji usunięto przesłanki długotrwałości, skutku i zamiaru, a nie dlatego, że zmieniły się reguły dowodowe.

Czy można prowadzić jeden wspólny rejestr zgłoszeń?

Technicznie tak, prawnie jest to ryzykowne. Oba reżimy mają różne podstawy przetwarzania, różne kręgi odbiorców i mogą mieć różne okresy retencji. Bezpieczniejsze jest prowadzenie dwóch rejestrów spraw i jednego wspólnego rejestru osób objętych ochroną przed działaniami odwetowymi, bo ten drugi jest potrzebny przy każdej decyzji kadrowej.

Do kiedy trzeba dostosować regulamin antymobbingowy?

Do 5 maja 2027 r. Ustawa z 19 czerwca 2026 r. została opublikowana 4 sierpnia 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1046) i wchodzi w życie 5 listopada 2026 r., a na dostosowanie regulaminów przewidziano dodatkowe sześć miesięcy. Obowiązek dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 10 pracowników, przy czym obowiązek systematycznego przeciwdziałania mobbingowi z art. 94(3) par. 1 k.p. obciąża wszystkich pracodawców, niezależnie od wielkości.

Ile kosztuje błąd w procedurze?

Po stronie kodeksowej zadośćuczynienie za mobbing nie może być niższe niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia, czyli 28 836 zł przy płacy minimalnej 4 806 zł w 2026 r., i dochodzi do tego odszkodowanie za szkodę majątkową. Po stronie ustawy o sygnalistach brak procedury zgłoszeń wewnętrznych jest zagrożony grzywną, a działania odwetowe wobec sygnalisty karą pozbawienia wolności do 2 lat, przy uporczywości do 3 lat.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.