Regulamin antymobbingowy do 5 maja 2027. Jak go wdrożyć

Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ma czas do 5 maja 2027 r. na ustalenie reguł, procedur i częstotliwości działań przeciwdziałających naruszeniom godności, nierównemu traktowaniu, dyskryminacji i mobbingowi. Dokument może przybrać formę regulaminu pracy, układu zbiorowego pracy albo obwieszczenia, a jeśli w firmie działa organizacja związkowa, treść trzeba z nią uzgodnić w terminie 30 dni. Brak porozumienia nie blokuje wdrożenia: pracodawca ustala regulacje samodzielnie, uwzględniając dotychczasowe ustalenia.

Skąd bierze się obowiązek i dlaczego termin to 5 maja 2027

Ustawa z dnia 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy Kodeks postępowania cywilnego (druk sejmowy nr 2289) została podpisana przez Prezydenta 30 lipca 2026 r. i opublikowana w Dz.U. z 4 sierpnia 2026 r. poz. 1046. Przepisy wchodzą w życie 5 listopada 2026 r., trzy miesiące od ogłoszenia.

Ustawodawca dodał sześć miesięcy na dostosowanie dokumentacji wewnętrznej. Stąd druga data: 5 maja 2027 r. Do tego dnia regulamin antymobbingowy ma istnieć, być uzgodniony i obowiązywać. Podstawa to nowy art. 94(3a) Kodeksu pracy.

Te dwie daty trzeba rozdzielić. Od 5 listopada 2026 r. działa już nowa, znacznie szersza definicja mobbingu i obowiązek systematycznego przeciwdziałania z art. 94(3) par. 1 k.p. Odpowiedzialność pracodawcy zaczyna się więc wcześniej niż termin na papier.

Próg 10 pracowników. Kto ma obowiązek formalny, a kto tylko obowiązek działania

Art. 94(3a) k.p. adresuje wymóg do pracodawców zatrudniających co najmniej 10 pracowników. Poniżej tego progu nie ma obowiązku sformalizowanego dokumentu. To jedyne zwolnienie w ustawie i jest wąskie.

Obowiązek systematycznego przeciwdziałania z art. 94(3) par. 1 k.p. obciąża wszystkich pracodawców, bez względu na liczbę zatrudnionych. Mała firma nie musi mieć rozdziałów i załączników, ale musi umieć wykazać, że prewencję prowadzi, zgłoszenia przyjmuje, reaguje i wspiera osoby dotknięte. Droga do udowodnienia tego i tak jest dokumentacja, tyle że lżejsza: krótka procedura zgłoszeniowa, harmonogram szkoleń, protokoły rozmów.

Rachunek ryzyka: zadośćuczynienie za mobbing (art. 94(3) par. 11 k.p.) nie może być niższe niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia. Przy płacy minimalnej 2026 wynoszącej 4 806 zł (Dz.U. 2025 poz. 1242) daje to 28 836 zł minimum od jednego roszczenia, obok odszkodowania za szkodę majątkową. Roszczenie przysługuje bez rozwiązania umowy o pracę i bez wykazania rozstroju zdrowia.

Trzy nośniki: regulamin pracy, układ zbiorowy, obwieszczenie

Ustawa daje wybór formy. Nie jest kosmetyczny, bo każdy nośnik ma inny tryb zmiany i aktualizacji.

Jeśli spodziewasz się, że procedura będzie ewoluować (a będzie, bo pierwsze zgłoszenia obnażają luki w ścieżce), wybierz akt łatwiejszy w aktualizacji. Niezależnie od formy dokument musi być dostępny dla każdego pracownika, a fakt zapoznania się z nim udokumentowany.

Sam regulamin nie wystarczy, art. 94(3) par. 1 k.p. wymaga działań, które da się wykazać. Szkolenie z imiennym certyfikatem i protokołem opisuje Tarcza Antymobbingowa, szkolenia antymobbingowe dla firm.

Uzgodnienie ze związkami zawodowymi: 30 dni i co dalej

Jeśli u pracodawcy działa organizacja związkowa, treść regulacji podlega uzgodnieniu. Ustawa wyznacza na to 30 dni. Jeśli w tym terminie strony nie osiągną porozumienia, pracodawca ustala reguły, procedury i częstotliwość działań samodzielnie, uwzględniając dotychczasowe ustalenia.

Trzy wnioski operacyjne z tej konstrukcji:

• Termin trzeba uruchomić świadomie. Przekazanie projektu stronie społecznej udokumentuj datą i potwierdzeniem odbioru.
• Brak porozumienia nie jest awarią. Ustawodawca przewidział ten scenariusz. Ryzykiem jest zwlekanie z rozpoczęciem rozmów, nie sam brak konsensusu.
• „Uwzględniając dotychczasowe ustalenia” to nie ozdobnik. Jeśli w toku 30 dni strony zgodziły się co do części zapisów, jednostronna wersja końcowa powinna te uzgodnione fragmenty odzwierciedlać. Ślad z negocjacji (protokoły, wersje robocze, pisemne stanowiska) jest tu materiałem dowodowym.

Gdy rozmowy grzęzną na kwestiach spornych, na przykład na składzie komisji albo na zakresie anonimowości zgłoszeń, pomaga mediacja prowadzona przez osobę spoza organizacji, w ramach mediacji i ekspertyz sądowych.

Reguły, procedury i częstotliwość. Trzeci element jest nowy

Art. 94(3a) k.p. wymaga trzech rzeczy naraz. Warto je rozłożyć, bo firmy, które mają już jakąś politykę antymobbingową sprzed nowelizacji, zwykle mają dwie pierwsze, a nie mają trzeciej.

Reguły, czyli co jest zakazane i co jest dozwolone

Katalog przejawów mobbingu z art. 94(3) par. 4 k.p. jest otwarty: upokarzanie, uwłaczanie, zastraszanie, zaniżanie oceny przydatności zawodowej, nieuzasadniona krytyka, poniżanie lub ośmieszanie, utrudnianie pracy, izolowanie lub eliminowanie z zespołu. Zachowania mogą mieć charakter fizyczny, werbalny lub pozawerbalny (par. 5). Mobbingiem jest także nakazanie takich zachowań lub zachęcanie do nich (par. 6). Równolegle trzeba opisać kontratyp z par. 9: nie jest mobbingiem uzasadnione i wyrażone we właściwej formie rozliczanie z powierzonej pracy lub jej krytyka. Bez tej drugiej części menedżerowie zaczną unikać oceniania pracy, co jest osobnym problemem organizacyjnym.

Procedury, czyli kto, kiedy i w jakim terminie

Ścieżka zgłoszenia, kanały (w tym co najmniej jeden niezależny od bezpośredniego przełożonego), skład i tryb pracy zespołu wyjaśniającego, terminy poszczególnych etapów, sposób dokumentowania, ochrona osoby zgłaszającej i świadków, katalog działań naprawczych. Uwaga na krąg sprawców: zgodnie z art. 94(3) par. 8 k.p. sprawcą może być przełożony, współpracownik równorzędny, podwładny oraz osoba pracująca na innej podstawie niż stosunek pracy, na przykład na kontrakcie B2B lub zleceniu. Procedura, która obsługuje wyłącznie układ „przełożony kontra pracownik”, nie pokrywa ustawowego zakresu.

Częstotliwość, czyli harmonogram zamiast deklaracji

To element, który wymusza zmianę sposobu myślenia o dokumencie. Zapis w rodzaju „pracodawca prowadzi działania profilaktyczne” nie spełnia wymogu określenia częstotliwości. Potrzebne są interwały: co ile miesięcy szkolenie wprowadzające dla nowych pracowników, co ile lat szkolenie odświeżające dla kadry kierowniczej, jak często badanie klimatu organizacyjnego, kiedy przegląd skuteczności procedury, w jakim rytmie raport dla zarządu.

Struktura dokumentu: proponowany spis rozdziałów

Poniższa struktura pokrywa wszystkie trzy wymagane elementy i porządkuje je tak, by dokument dało się stosować, a nie tylko okazać podczas kontroli.

1. Postanowienia ogólne: cel, zakres podmiotowy (pracownicy, zleceniobiorcy, kontraktorzy B2B), definicje.
2. Zakazane zachowania: definicja mobbingu i uporczywości, otwarty katalog przejawów, formy fizyczne, werbalne i pozawerbalne, polecenie i zachęta jako samodzielne naruszenie.
3. Granica między zarządzaniem a mobbingiem: kontratyp uzasadnionego rozliczania z pracy i krytyki wyrażonej we właściwej formie, przykłady sytuacji granicznych.
4. Nierówne traktowanie i dyskryminacja: w tym dyskryminacja przez założenie (przyczyna mylnie przypisana) i przez skojarzenie (powiązanie z osobą, której przyczyna dotyczy), zgodnie z art. 18(3a) par. 4(1) k.p.
5. Kanały zgłoszeń: co najmniej dwa niezależne, w tym ścieżka omijająca bezpośredniego przełożonego.
6. Postępowanie wyjaśniające: powołanie zespołu, wyłączenia z powodu konfliktu interesów, terminy etapów, wysłuchanie stron i świadków, dokumentowanie.
7. Ochrona przed działaniami odwetowymi: zakres ochrony zgłaszającego i osób wspierających, w nawiązaniu do art. 18(3e) k.p.
8. Rozstrzygnięcie i działania naprawcze: katalog środków wobec sprawcy, środki organizacyjne, wsparcie osoby dotkniętej.
9. Wsparcie psychologiczne: forma, dostępność, zasady poufności, rozdzielenie danych.
10. Harmonogram działań profilaktycznych: konkretne interwały szkoleń, badań klimatu, przeglądów procedury, raportowania do zarządu. To rozdział realizujący wymóg częstotliwości.
11. Ewaluacja i przegląd procedury: kto, w jakim rytmie i na podstawie jakich wskaźników ocenia skuteczność.
12. Ochrona danych osobowych: zakres przetwarzania w postępowaniu wyjaśniającym, okresy przechowywania, dostęp.
13. Postanowienia końcowe: tryb wejścia w życie, sposób podania do wiadomości, tryb zmian.
14. Załączniki: wzór zgłoszenia, wzór protokołu z wysłuchania, wzór raportu końcowego, oświadczenie o zapoznaniu się z dokumentem.

Dokument bez wdrożenia nie chroni. Dane, które to pokazują

Dwie liczby cytowane przez Państwową Inspekcję Pracy opisują stan rzeczy lepiej niż audyt formalny. 39 proc. pracowników nie wie, czy w ich miejscu pracy istnieje procedura antymobbingowa. Wśród pracujących w firmach mających politykę antymobbingową 70 proc. zgłasza brak realnego wsparcia.

Pierwsza liczba mówi o dystrybucji: dokument istnieje, ale nie dotarł. Druga o czymś poważniejszym: dotarł, procedurę uruchomiono i nic z tego nie wynikło. Obrona oparta na samym istnieniu polityki rozsypuje się, gdy nikt nie potrafi wskazać, kiedy ostatnio z niej skorzystano.

Tło jest odpowiednio duże. 41 proc. pracujących Polaków doświadczyło znamion mobbingu (UCE Research i ePsycholodzy.pl, CAWI, początek 2024), a w grupie 18-35 lat ponad 53 proc. wskazało takie doświadczenia w ostatnich sześciu miesiącach (raport „Młodzi Polacy w szponach mobbingu”, sierpień 2024). Skargi do PIP wzrosły do 2 626 w 2025 r., o 34 proc. rok do roku.

Odsetek skarg uznanych za zasadne pozostaje niski: 129 w 2025 r., około 4,9 proc. To nie jest argument za spokojem. Nowa definicja usunęła trzy przesłanki, które dotąd przesądzały o oddaleniu większości roszczeń: długotrwałość, skutek i zamiar.

Kalendarz wdrożenia od dziś do 5 maja 2027

Harmonogram zakłada start we wrześniu 2026 r. i rezerwę na przedłużające się uzgodnienia. Daty ustawowe są oznaczone, pozostałe to rekomendowane kamienie milowe.

Najczęstsze pytania

Czy firma zatrudniająca 8 osób musi mieć regulamin antymobbingowy?

Nie. Obowiązek z art. 94(3a) Kodeksu pracy dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 10 pracowników. Mniejsza firma nie musi ustalać sformalizowanego dokumentu, ale obowiązek systematycznego przeciwdziałania mobbingowi z art. 94(3) par. 1 k.p. obciąża wszystkich pracodawców. Oznacza to konieczność prowadzenia działań prewencyjnych, wykrywania naruszeń, reagowania, działań naprawczych i wsparcia osób dotkniętych, wraz z możliwością ich udokumentowania.

Co się stanie, jeśli związki zawodowe nie zgodzą się na treść dokumentu?

Po upływie 30 dni od przekazania projektu bez osiągnięcia porozumienia pracodawca ustala reguły, procedury i częstotliwość działań samodzielnie, uwzględniając dotychczasowe ustalenia. Brak porozumienia nie zwalnia z terminu 5 maja 2027 r. i nie wstrzymuje wdrożenia. Warto zachować dokumentację z przebiegu uzgodnień, bo pokazuje ona, które fragmenty zostały wspólnie ustalone.

Czy wystarczy zaktualizować istniejącą politykę antymobbingową?

Zwykle nie wystarczy. Polityki sprzed nowelizacji opierają się na starej definicji, która wymagała wykazania długotrwałości, skutku i zamiaru, a te przesłanki zostały wykreślone. Nie obejmują też rozszerzonego kręgu sprawców, który od 5 listopada 2026 r. włącza podwładnego i osoby pracujące na innej podstawie niż stosunek pracy. Dochodzi element całkiem nowy: wymóg określenia częstotliwości działań, który wymaga harmonogramu, a nie deklaracji.

Czy ustawa nakazuje szkolenia antymobbingowe?

Kodeks pracy nie zawiera wyraźnego, samodzielnego obowiązku szkoleń antymobbingowych także po nowelizacji. Potrzeba szkoleń wynika pośrednio z obowiązku systematycznego przeciwdziałania, z wymogu określenia częstotliwości działań w regulaminie oraz z sytuacji dowodowej pracodawcy. Przy odpowiedzialności za mobbing niezależnej od tego, kto jest sprawcą, udokumentowane działania prewencyjne stanowią realną linię obrony, a także ułatwiają dochodzenie regresu od sprawcy.

Czy zgłoszenie mobbingu podlega ochronie na podstawie ustawy o sygnalistach?

Nie automatycznie. Mobbing i prawo pracy nie znajdują się w ustawowym katalogu naruszeń z art. 3 ust. 1 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928). Pracodawca może jednak na podstawie art. 3 ust. 2 rozszerzyć swoją procedurę zgłoszeń wewnętrznych o naruszenia prawa pracy i wtedy osoba zgłaszająca mobbing korzysta z pełnej ochrony tej ustawy. Jest to decyzja fakultatywna, którą warto podjąć świadomie przy okazji prac nad regulaminem antymobbingowym.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.